Kaufleute für Büromanagement

"Mir gefällt vor allem das Arbeitsklima. Ich finde Buchhaltung interessant, aber auch die Forschung hier bei GSI ist spannend. Manchmal gehe ich zu den Wissenschaft-für-Alle-Vorträgen."

Voraussetzungen

  • mindestens einen guten Hauptschulabschluss oder besser einen Realschulabschluss
  • Spaß an moderner Kommunikation
  • gutes Deutsch
  • Verständnis für Zahlen

Ausbildung

Ausbildungszeit: 3 Jahre

Ausbildungsort: verschiedene Büros

  • Einkauf
  • Finanzabteilung
  • Personalabteilung
  • Poststelle/Telefonzentrale
  • Sekretariat

Ausbildungsinhalte:

  • abteilungsbezogene Assistenz- und Sekretariatsarbeiten
    • Texte nach Vorgabe am PC formulieren und gestalten,
    • Textbausteine erstellen
    • Grafiken, Statistiken, Tabellen in Texte einarbeiten
    • Kund*innen und Besucher*innen empfangen und betreuen
    • Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen
    • Telefonate führen, Auskünfte erteilen
    • Schriftverkehr nach außen abwickeln, zum Beispiel mit Auftraggebern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden
    • Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
    • für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und
    • Reiseunterlagen besorgen
    • Präsentationen vorbereiten
    • organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen
    • Unterlagen für Vorgesetzte und Kolleg*innen aufbereiten und bereitstellen
    • Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
    • Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
  • Aufgaben in der Personalverwaltung (Human Resources)
    • Arbeits- und Fehlzeiten erfassen, Krankmeldungen bearbeiten und weiterleiten
    • Mitarbeitenden Auskünfte erteilen, z.B. bezüglich Urlaubsplanung, Entgeltabrechnung
    • Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen Rechnungswesen:
  • Aufgaben im bereichsbezogenen bzw. betrieblichen
    Rechnungswesen
    • Rechnungen auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit kontrollieren
    • Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren, Geschäftsvorgänge buchen
    • Kostenrechnungen durchführen
    • Buchungsbelege erstellen
    • Kostenentwicklungen verfolgen
    • Ausgangsrechnungen erstellen
    • Zahlungen veranlassen
  • Aufgaben in Sacharbeitsgebieten erledigen wie z.B. Kundendienst,
    Mitgliederverwaltung, Berufsbildung, Öffentlichkeitsarbeit, Umweltschutz,
    Betriebsratsbüro, Forschung

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