Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.

Zur Unterstützung unserer internationalen Forschungsgemeinschaft suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, freundliche und kompetente Persönlichkeit als tatkräftige Unterstützung unseres Teams im Front- und Back Office des Welcome Offices

Sachbearbeitung Welcome Office (d/m/w)

in Teilzeit (28 Std./Woche)

Kennziffer: 25.36-9121

Das übergeordnete Ziel des Welcome Office (WEO) ist es, eine echte Willkommenskultur für ausländische Forscher*Innen und Gäste bei GSI und FAIR zu schaffen und stetig zu verbessern. Durch die Vereinheitlichung und Zusammenführung von bislang separat organisierten Prozessen würden und werden außerdem mehr Transparenz in den Verfahrensabläufen erzeugt und die Berichtsfähigkeiten verbessert.

Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eigenverantwortlich die Überprüfung und Verarbeitung von Registrierungen externer Experimentator*innen und Gäste. Dazu gehören insbesondere:

• Abwicklung von Gästeregistrierungen inkl. Änderungen und Verlängerungen innerhalb der GSI-eigenen Systeme
• Erstellung und Verwaltung von Gästevereinbarungen sowie Nachverfolgung und Überprüfung der eingereichten Unterlagen
• Abstimmung mit Experimentverantwortlichen und Local Contact Persons
• Durchführung von Prüfungen (z. B. Zerberusprüfung, Exportkontrolle)
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in SAP inklusive Plausibilitätsprüfung
• Beratung von Gästen, Experimentatoren und deren Betreuer*innen in vielfältigen Fragen (z. B. Aufenthaltsbestimmungen, Versicherungen)
• Koordination und Erstellung von Visa-relevanten Einladungsschreiben und Hosting Agreements
• (Vertretungsweise) Unterstützung im Bereich Gästezimmerverwaltung.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Administration und Betreuung internationaler Gäste von Vorteil
• Sicherer Umgang mit SAP, und Freude am Erlernen/Arbeiten mit IT-Programmen/Systemen
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke sowie interkulturelle Kompetenz
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.        

Wir bieten:

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung
• Attraktive Sozialleistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
• Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre
• kurze Entscheidungswege
• Mobiles Arbeiten ist nach Absprache teilweise möglich.
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Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem bei GSI geltenden Tarifvertrag TVöD (Bund).

Die GSI unterstützt die berufliche Entwicklung von Frauen. Frauen werden daher besonders ermutigt, sich auf die Stelle zu bewerben.

Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Weitere Informationen über GSI und FAIR erhalten Sie unter: www.gsi.de/en und www.fair-center.eu.

Wenn Sie das beschriebene Aufgabenfeld als persönliche Herausforderung ansehen und Interesse haben, in einem außergewöhnlichen internationalen Umfeld zu arbeiten, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Ihrer Gehaltsvorstellungen, mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und unter Angabe der Kennziffer 25.36-9121 bis spätestens 07. April 2025 über das Online-Portal auf unserer Webseite:

Online-Bewerbungsportal

GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

ABTEILUNG PERSONAL

PLANCKSTRASSE 1

64291 DARMSTADT

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